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Politique de Protection des Données
Conforme au Règlement (UE) 2016/679

Bruxelles,

C.B.A. se doit de respecter et traiter en toute confidentialité les données personnelles qui lui ont été transmises et qu’elle traite. Afin de mettre cet engagement en œuvre, une politique de protection des données, reprise ci-après, a été établie. Celle-ci régit la façon dont C.B.A. utilise et traite les données et informations personnelles. Son but est aussi d’informer les utilisateurs sur leurs droits en matière de protection des données  (voir section 6). Ces droits peuvent être exercés à tout moment.

1. Type de données personnelles

Dans vos interactions avec C.B.A., il se peut que vous ayez transmis des informations et données personnelles. Il peut s’agir du nom, prénom, titre, adresse mail, adresse, numéro(s) de téléphone, employeur, abonnement à des listes de distribution, inscription à des évènements et participation àdes réunions de C.B.A. C.B.A. peut aussi avoir collecté des informations supplémentaires sous forme de photos individuelles, images et vidéos réalisées lors de réunions ou sous forme de déclarations faites au cours de meetings, en ce compris les données récoltées pour des raisons administratives ou légales dans le but de participer à des réunions externes.

Parmi ces données, certaines sont considérées comme étant personnelles en vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD- règlement EC 2016/679). De l’autoévaluation de C.B.A., il ressort que la plupart des données collectées présentent des risques limités en regard de vos droits fondamentaux étant donné que, seules, les informations à caractère professionnel sont utilisées et que les mesures adéquates ont été prises pour éviter toute violation de ces données.

2. Méthodes utilisées pour la collecte des données personnelles

Dans la plupart des cas, C.B.A. collecte des données personnelles directement auprès des personnes concernées ou de leurs employeurs lorsqu’il s’agit d’entreprises membres ou d’organisations partenaires. Certaines données personnelles peuvent avoir été collectées par d’autres voies telles que des interactions sur le site web de C.B.A., des inscriptions et participations à des réunions ou évènements ou encore via un abonnement à la Newsletter de C.B.A.

C.B.A. ne fait appel à aucun fournisseur d’accès externe habilité à collecter des données personnelles pour son compte. En revanche, C.B.A. peut utiliser des sources publiques, telles que les annuaires des institutions européennes. Au cas où C.B.A. utiliserait dans le futur les services d’un fournisseur externe pour collecter des données personnelles, C.B.A. fera en sorte que, contractuellement, ce fournisseur d’accès ne puisse utiliser vos données personnelles que conformément aux dispositions de la présente politique de protection des données.

3. Objectif de la collecte de données et traitement des données personnelles

Les informations collectées sont essentiellement utilisées et traitées dans le cadre de la gestion des membres de C.B.A. et de l’exécution des missions qui lui sont dévolues. Les données sont utilisées, plus précisément, pour vous contacter, vous tenir informé des activités de la fédération (listes de distribution pour la newsletter, pour les groupes de travail), pour répondre à vos demandes ou vous poser des questions ou encore à toute autre fin de communication avec vous dans le but d’accomplir les missions qui lui sont confiées.

Pour mener à bien ses activités tant au niveau de la communication que de la défense de vos intérêts, C.B.A. utilise les coordonnées de journalistes, d’officiels travaillant pour les institutions européennes et les état-membres de l’UE, de membres du parlement européen, de chercheurs, de consultants ainsi que d’acteurs de l’industrie ou d’organisations non gouvernementales. L’utilisation par C.B.A. d’outils de communication de masse est limitée à une newsletter mensuelle, à l’envoi occasionnel de communiqués de presse, à une invitation éventuelle à un évènement et à quelques communications exceptionnelles. Ces communications n’ont jamais d’objectif commercial. Elles sont limitées et ciblées au niveau de leur diffusion. C.B.A. s’emploie à obtenir et à sauvegarder le consentement préalable et éclairé de la personne à qui des informations sont envoyées via des canaux de communication de masse. La possibilité de retirer ce consentement préalable et éclairé peut être exercée à tout moment (voir section ).

D’autres informations sont utilisées pour exécuter des tâches administratives et pour répondre à des obligations légales. Y sont inclues, par exemple, votre participation à des réunions ou des déclarations faites à l’occasion de réunions et utilisées lors de la rédaction de procès-verbaux. Quant aux membres du conseil d’administration de C.B.A., des informations supplémentaires telles que adresse privée, date de naissance, copie de la carte d’identité sont également nécessaires à des fins de publication (notamment la liste des administrateurs) au Moniteur Belge.

Selon C.B.A., les objectifs de la collecte de données repris ci-dessus, relèvent de ses « intérêts légitimes ». C.B.A. s’engage à limiter strictement la collecte de données et d’informations à ces intérêts légitimes.

4.Divulgation de données personnelles à des tiers

En aucune circonstance, C.B.A. ne vendra vos données personnelles à des tiers ou ne les échangera pour en tirer un profit commercial. Il se peut, cependant, que C.B.A. communique vos données personnelles à des tiers pour mener à bien ses activités. Ceci peut inclure la communication de coordonnées de membres à d’autres membres (par exemple, entre participants à un groupe de travail) ou la communication d’une date de naissance ou d’un numéro de carte d’identité pour des raisons de sécurité dans le but, par exemple, d’accéder aux bâtiments des institutions européennes.

Il se pourrait aussi que C.B.A. soit dans l’obligation de communiquer vos données personnelles à des administrations si la législation ou certaines réglementations l’exigent.

5. Stockage de vos données personnelles

Les données personnelles des employés travaillant pour des entreprises membres et organisations partenaires de C.B.A. sont stockées pendant toute la durée de l’affiliation de ces entreprises ou organisations à C.B.A. sauf lorsque C.B.A. est prévenue qu’un de ces employés a quitté l’entreprise ou l’organisation. Dans ce cas, les données personnelles de l’employé en question seront supprimées au plus tard 6 mois après la réception de cette notification.

Les procès-verbaux des réunions, les listes de participants et correspondances avec les membres sont conservés pendant une période de 10 ans. Ils peuvent ainsi servir de preuve dans le cadre du respect de la législation sur la concurrence.

Toute autre donnée personnelle n’est conservée que pour la période strictement nécessaire à la réalisation de l’objectif/des objectifs pour lequel/lesquels elle a été collectée.

6. Vos droits à la vie privée

Vous pouvez, à tout moment, faire valoir vos droits sur les données personnelles que vous avez fournies à C.B.A. :

  1. Droit d’accéder à vos données personnelles
  2. Droit de rectifier, compléter ou mettre à jour vos données personnelles
  3. Droit de supprimer vos données personnelles (« droit à l’oubli ») et
  4. Droit de vous désinscrire aux newsletters et autres communications au cas où vous ne souhaitez plus être en relation avec C.B.A. (par exemple : en cas de changement de fonction / de responsabilités)

Le point de contact chez C.B.A. pour les personnes désirant exercer leurs droits en matière de données personnelles (voir ci-dessus) est :
Monsieur Peter van Ostaijen – peter.van.ostaijen@golfkarton.org
Madame Pascale Destrebecq – pascale.destrebecq@golfkarton.org

7. Sécurisation des données personnelles

C.B.A. fait en sorte que toutes les précautions raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles soient prises, pour éviter (i) tout accès non autorisé à vos informations personnelles et (ii) toute perte, violation ou altération de vos données personnelles. Malgré les dispositions prises ci-dessus, il est impossible de garantir un niveau de sécurité infaillible. En cas d’atteinte à la sécurité des données, C.B.A.  en informera la commission de la protection de la vie privée (CPVP), comme l’exige la loi.

C.B.A. stockera toutes les données personnelles qui ont été collectées sur ses propres serveurs ou sur ceux de fournisseurs d’accès situés dans l’Union Européenne ou dans des pays tiers disposant de seuils de sécurité suffisants. Les documents papier seront conservés dans les bureaux de C.B.A.

Le secrétariat de C.B.A. a été et restera informé sur les principes du règlement CE 2016/679 et sur les futures procédures internes relatives à la gestion des informations et données personnelles.

8. Site web et réseaux sociaux

Pour accéder au site web de C.B.A. et y naviguer, aucune donnée personnelle n’est requise. Des informations personnelles ne seront collectées que lorsqu’un utilisateur envoie une requête à C.B.A. via le formulaire du site. Les données personnelles ne seront utilisées par C.B.A. que pour gérer la requête. Cependant, le site web utilise Google Analytics pour quantifier et évaluer l’utilisation des pages web. Dès lors, un certain nombre de pages utilisent des cookies. L’activation de ces cookies n’est pas vraiment nécessaire pour le bon fonctionnement du site mais elle permet une meilleure expérience de navigation. Les utilisateurs ont la possibilité de supprimer ou bloquer les cookies. Les informations obtenues via les cookies ne sont pas utilisées pour identifier les utilisateurs personnellement. De plus amples informations sont disponibles sur Google Analytics dans les pages sur la politique de protection des données du site web de C.B.A.

Lorsque vous interagissez sur les réseaux sociaux de C.B.A., votre autorisation quant à l’utilisation de vos données personnelles est soumise aux termes et conditions qui sont d’application sur les plateformes des réseaux sociaux concernés.

La politique de protection des données, développée par C.B.A., s’applique uniquement sur les bases de données de C.B.A., son site web et ses communications. Si vous aboutissez sur des sites externes ou des plateformes de tiers, même via des liens proposés sur les canaux de C.B.A., la politique de protection des données de C.B.A. cesse de produire ses effets.

9. Mise-à-jour de la politique de protection des données

C.B.A. est habilitée à mettre à jour sa politique sur la protection des données comme et quand elle le juge nécessaire. Toute modification sera notifiée aux contacts enregistrés. Elle sera relayée sur les pages du site web de C.B.A. consacrées à la politique de protection des données.

10. Contact

Le point de contact pour toute personne souhaitant faire valoir ses droits sur ses données personnelles est :
Monsieur Peter van Ostaijen – peter.van.ostaijen@golfkarton.org
Madame Pascale Destrebecq – pascale.destrebecq@golfkarton.org

Pour toute question relative à la politique de protection des données de C.B.A., veuillez contacter :
Monsieur Peter van Ostaijen – peter.van.ostaijen@golfkarton.org
Madame Pascale Destrebecq – pascale.destrebecq@golfkarton.org

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